Fasen in Besluitvorming

Besluitvormingsfasen

Besluitvorming is een proces waarbij vier fasen kunnen worden onderscheiden:

Onderwerp vaststellen
Alternatieven verzamelen
Gevolgen per alternatief aangeven
Keuze maken

Onderwerp vaststellen

In de eerste fase moeten we het onderwerp van de besluitvorming ondubbelzinnig vaststellen. Als we dat niet doen, is de besluitvorming op voorhand tot mislukken gedoemd. Dit klinkt logischer dan het is.

Een voorbeeld

Het budget voor de inrichting van een nieuw gebouw moet omlaag (het feitelijke beslissingsonderwerp). Een werkgroep komt daarom met nieuwe inrichtingsideeën. Over de alternatieven wordt heftig gediscussieerd, er worden wijzigingen aangedragen en alternatieven voorgesteld. Toch zit de prijs van de uiteindelijke keuze boven het budget.

Hoe dat komt? Over de budgetverlaging zelf werd helemaal niet gesproken. Het nieuwe inrichtingsvoorstel was (ten onrechte) onderwerp van de besluitvorming.

Probleemstelling

Er is sprake van een probleem als er een verschil bestaat tussen de werkelijke en de wenselijke situatie. De ernst van problemen kan uiteraard sterk verschillen. Er zijn ook veel “luxe”problemen.

Kansbenutting

Bij kansbenutting nemen we een besluit zonder dat er sprake is van een echt wenselijke situatie. Een voorbeeld. je werkt naar uw zin en hebt geen verdere ambities. Plotseling krijgt je een nieuwe baan aangeboden, waarmee je € 500,- per maand meer verdient. je moet nu besluiten of je deze kans benut.

Alternatieven verzamelen

Bij besluitvorming is altijd sprake van minimaal twee alternatieven. Als er geen alternatieven zijn, hebt je immers geen keuze en valt er niets te besluiten. In de eenvoudigste situatie zijn er twee keuzemogelijkheden: wel doen of niet doen, wit of zwart, ja of nee. Meer alternatieven verzamelen komt de kwaliteit van de besluitvorming ten goede. Uw afweging wordt zorgvuldiger. Dat maakt de kans kleiner dat je iets besluit waar je later spijt van krijgt.

Bij verzamelen van alternatieven kunt u:

gebruikmaken van bestaande alternatieven
nieuwe alternatieven ontwikkelen.

Een fabrikant die een nieuw koffiezetapparaat heeft ontwikkeld, kan kiezen voor bestaande vormgeving of een geheel nieuwe vorm laten ontwikkelen. De ontwikkeling van nieuwe alternatieven vergt creativiteit. Ze ontstaan uit brainstorming in groepen of uit kwaliteitskringen (quality circles). Ook het inschakelen van specialisten kan nieuwe alternatieven opleveren. Het is belangrijk dat je in de tweede fase nog niet meteen een uitspraak doet over de haalbaarheid. Dat kan creativiteit en enthousiasme heel negatief beïnvloeden.

Gevolgen per alternatief aangeven

In de derde fase kijk je kritisch naar de haalbaarheid per alternatief. Om dat te kunnen doen, moet je de gevolgen per alternatief in kaart brengen, en die vervolgens ordenen belangrijkheid.

Dat werkt als volgt. je maakt een overzicht van voor- en nadelen. Daarnaast schat je mogelijke gevolgen in (niet alle gevolgen zijn vooraf concreet aan te geven).

Probeer, om objectief te kunnen kiezen, de gevolgen aan in meetbare, concrete eenheden (aantallen, geldbedragen, lengte- of inhoudsmaten, gewichten). Je moet dus voorkomen om te zeggen dat: “het gevolg van alternatief 2 is een kleine omzet”. Druk dit uit als concreet bedrag of aantal.

Toch zijn er altijd wel subjectieve, meer gevoelsmatige gevolgen. Die worden veroorzaakt door waardeoordelen als: mooi of lelijk en goed of slecht. Neem ook de subjectieve gevolgen in je beslissing mee en geef daarbij wel aan dat subjectief is (als dat niet duidelijk is).

Nu moet je de gevolgen ordenen. We raden je aan duidelijke keuzecriteria op te stellen. Ga daarmee na wat jij, in volgorde van belangrijkheid, de belangrijkste keuze criteria vindt. Mogelijke criteria zijn: omzetvergroting, marktvergroting, positieverbetering, imagoverbetering of ontwikkelingen in sociaal beleid.

Keuze maken

In de vierde fase kies je het beste alternatief. In deze fase neem je het feitelijke besluit. Je gaat uit van het overzicht met keuzecriteria, alternatieven en gevolgen. Je weegt de alternatieven tegen elkaar af, en beoordeelt welk alternatief het beste voldoet.

En dan kies je.

De aanpak die je in deze fase kiest, is gebaseerd op: