101 Tips voor Tijdmanagement

Dit is geen volledige lijst, mogelijk is die zelfs overcompleet. Maak er uw lijst van door te schrappen of aan te vullen. Tijdmanagement is persoonlijke organisatie en zelfmanagement.

Tijdmanagement Tips: De Belangrijkste

• Leer met Stressvolle Situaties om te gaan
• Blijf uitgerust
• Leef gezond
• Let op je energieniveau
• Beweeg minimaal 3 x 10 minuten per dag (en dat is niet hetzelfde als een half uur per dag of 2x 1,5 uur per week!)
• Heb plezier

Heb je hier vragen over, neem dan contact op met Seline Huisman.

Nog meer tips:

Tijdmanagement Tips: Jezelf

• Zorg ervoor op tijd te zijn en hou je aan je afspraken, vooral die met jezelf.
• Doe Eerste de RotKlussen – de rest van de dag lijkt er makkelijker door (Het DERK-principe).
• Wees selectief bij het uitstellen.
• Kwantificeer zaken.
• Budgetteer je tijd.
• Doe het nu.
• Hou je aan deadlines.
• Verspil geen tijd aan dingen die geen zoden aan de dijk zetten.
• Wees eerlijk, vooral tegen jezelf.
• Los conflicten direct op (laat ze dus niet smeulen).
• Let op je gezondheid.
• Zorg voor een vertrouwenspersoon bij wie jij je hart kunt luchten.
• Kies voor plezier in je werk.
• Goed is goed (wees geen perfectionist).
• Investeer tijd om tijd te winnen, bijvoorbeeld door een goed systeem te verzinnen.
• Stel duidelijke doelen en maak een actieplan voor elk doel.
• Het is gemakkelijker ergens in betrokken te raken dan er uit te komen (“bemoei je dus niet overal mee”).
• Zorg dat je ’tijdvullers’ ter beschikking hebt (lezen, plannen, beoordelen,…).
• Werk volgens prioriteiten: doe eerst de belangrijke en daarna de dringende.
• Delegeer als het kan
• en coach vervolgens.
• Kom met een oplossing, niet met een probleem.
• Schakel tijdverlies uit en voorkom verstoringen.
• Gebruik geen alcohol tijdens de werkuren.
• Versnel je leercyclus en verbeter je concentratie.
• Onderken stress en leer hoe daar mee om te gaan
• Als je het iedereen naar de zin wilt maken is er altijd iemand die dat niet leuk vindt!
• Hou je bureau leeg.
• Werk met de ’termijnmap’.
• Zorg dat je er vroeg bent. Begin meteen met je werk.
• Laat je niet afleiden.
• Hou een strak tijdschema aan en wijk daar slechts in noodgevallen van af; reserveer minimaal 1 uur voor denkwerk en plan rust en beweging in.
• Wanneer je nogal impulsief van aard bent; “denk aleer ge doende zijd en doende denk dan nog”.
• Doe zaken met een lage prioriteit het laatste af of doe ze helemaal niet.
• Probeer elke dag iets op gang te brengen.
• Werk elke dag iets af.
• Multiplex belangrijke zaken, multitask triviale zaken
• Stel vast waar de cruciale 20 procent van je werk zit.
• Reserveer de beste deel van je tijd voor belangrijke zaken.
• Reserveer per dag enige tijd waar je niet wordt lastig gevallen.
• Zet lange termijn doelen op papier en hang ze op (zichtbaarheid).

Zit je vast in gewoontes die je moeilijk kunt doorbreken?

Check dan De Kern van Mindconnection (voor professionals)

of De Congruentiemanager (voor managers)

Of Sterker tegen Stress (voor iedereen)

Tijdmanagement Tips: Je ‘baas‘

• Besteed evenveel tijd aan opwaartse dan aan benedenwaartse communicatie.
• Denk aan zijn/haar problemen verknoei zijn/haar tijd niet.
• Houd je leidinggevende op de hoogte.
• Plaats hem/haar niet voor verrassingen, of die nu gunstig of ongunstig zijn.
• Zeg niet dat je iets gaat doen maar wacht tot je het gedaan hebt.
• Maak voor jezelf uit of de baas het type van een ‘prater’ of van een lezer is (Persoonlijke Stijl).
• Ben duidelijk wanneer je opdrachten hebt ingepland. Check of de timing goed is.
• Blijf op je stuk staan wanneer je het bij het rechte eind hebt.

Tijdmanagement Tips: Beslissingen

• Schrijf precies op wat je wilt bereiken.
• Leg de uitwerking van beslissingen vast (gebruik een digitaal logboek voor het bijhouden van de omstandigheden die samenhangen met de meer belangrijke beslissingen die je neemt).
• Bestudeer vroegere crises
• Wanneer je geneigd bent tot treuzelen: neem een besluit en ben daar tevreden mee. Geniet van de rust die dat oplevert.
• Maak gebruik van je onderbewuste: absorbeer alle informatie, stel jezelf een vraag voordat je gaat slapen. In de ochtend komt het antwoord in je op.

Tijdmanagement Tips: Je kantoor

• Hou de dingen die je regelmatig nodig hebt bij de hand.
• Gebruik clipboards, digitale takenlijsten en dagelijkse actieplannen.
• Hou de zaken ordelijk en overzichtelijk.
• Geef alles een eigen en vaste plaats en houdt het daar ook.

Tijdmanagement Tips: Informatie

• Hamster niet – geef het aan iemand anders – laat die het voor u bewaren.
• Ruim dossiers regelmatig op.
• Leer op te bergen/terug te vinden volgens vast stramien.
• Maak gebruik van de moderne technologie, internet en social media.
• Bij gezamenlijke werkzaamheden: éénmalig centraal opslaan.

Tijdmanagement Tips: Onderbrekingen

• Streef niet naar algehele controle
• Leer hoe van mensen af te komen.
• Denk bij het telefoneren aan:
  • kort zijn;
  • aantekeningen maken;
  • ophangen wanneer de telefoon vijf keer is overgegaan;
  • terugbellen wanneer u dat hebt toegezegd;
  • zelf terug willen bellen wanneer voorbereiding gewenst is.
  • Doe alle telefoongesprekken samen in één keer af.
• Zet de geluiden van je mobiele telefoon en computer uit (mail, apps etc)
• Check je mail 2x per dag

Tijdmanagement Tips: Praten en Luisteren

• Praat minder.
• Controleer wat werd gezegd door te laten herhalen tot u er zeker van bent dat u inderdaad goed geluisterd hebt.
• Praat niet uitgebreid over zaken die niets met werk te maken hebben.
• Vermijd de veelpraters.
  
• Luister ook naar de boodschap achter de boodschap. Dat scheelt veel tijd.
• Stel vooral veel vragen om de ander te begrijpen.
• Stel geen vragen als dat niet je bedoeling is.

Tijdmanagement Tips: Papierwerk en Mails

• Handel het meteen af.
• Vraag uzelf af waarom jij het moet afhandelen.
• Maak een onderverdeling in:
  • direct aan te pakken;
  • aan beginnen, maar kan nog niet worden afgewerkt;
  • laten liggen.
• Schrijf het antwoord op de brief (maak zo nodig een fotokopie)/type het antwoord meteen in de mail.
• Leer snellezen.
• Lees niet alles wat er binnenkomt, zeker in de cc.
• Beperk de tijd die je aan lezen besteedt.
• Bewaar geen dingen om later te lezen.
• Weet wanneer je ermee ophoudt en hou je daaraan. Dat kan een tijd zijn, maar ook een gevoel.

Tijdmanagement Tips: Vergaderingen

• Moet je er bijzijn?
• Zo ja – zorg dan dat je er goed geïnformeerd naar toe gaat.
• Accepteer niet dat anderen zich niet hebben voorbereid.
• Tijdens de vergadering: noteer nauwkeurig wat je moet doen.
• Blijf weg van nutteloze bijeenkomsten.
• Doe routine besprekingen aan het einde van de dag.
• Houdt korte besprekingen staande.
• Zorg voor:
  • Agenda’s
  • Houdt je daaraan vast
  • Houdt je aan de tijd (motiveert efficiëntie van deelnemers)
  • Verslag/aktielijst binnen één dag

Tijdmanagement Tips: Geheugen                     

• Oefen het – dit zal u op de lange duur tijd besparen, bijvoorbeeld
  • Mind mappen voor aantekeningen;
  • Reismethode voor lijstjes;
  • Reuken en proeven toevoegen;
  • Maak er een beeld van;
  • Maak het ‘eigenaardig’.
• Gebruik hulpmiddelen.
• Voedsel: energie (calorieën) voor de hersenen, vette vis, vitamine A, C en vooral E (bananen, paprika’s, spinazie en sinaasappels).
• Concentreer op details.
• Heb geduld bij het ophalen.

Tijdmanagement Tips: Schrijven

Schrijf ruim en in zwart (beter te kopiëren)

• Oefen uzelf sneller te schrijven (eigen steno stijl?)
• Kweek een eigen stijl van stenograferen aan.
• Type notulen ter plekke uit.
• Wanneer je schrijft onthoudt je beter dan wanneer je typt.

Tijdmanagement Tips: Denken

• Gun uzelf de tijd om te denken.
• Beoefen “speels” denken (wat zou er gebeuren, wanneer ?)
• Brainstorm in uw eentje.
• Concentreer u in intervallen; neem rust

Tijdmanagement is grotendeels zelfmanagement

en vergt Persoonlijke Ontwikkeling

Terug naar de Resultaatgericht Samenwerken Kennisbank